Zasady ogólne

Regulamin Budżetu Obywatelskiego Miasta Ostrów Mazowiecka na 2020 rok

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) Budżecie Obywatelskim - należy przez to rozumieć formę konsultacji społecznych w sprawie przeznaczenia części wydatków z budżetu Miasta Ostrów Mazowiecka na wskazane przez mieszkańców propozycje Projektów, mieszczących się w kompetencjach Gminy.
2) Regulaminie - regulamin określający wymagania, jakie powinien spełniać Projekt Budżetu Obywatelskiego Miasta Ostrów Mazowiecka na 2020 rok.
3) Mieście lub Gminie - należy przez to rozumieć Miasto Ostrów Mazowiecka;
4) Mieszkańcach - należy przez to rozumieć osoby zamieszkałe na terenie Miasta Ostrów Mazowiecka;
5) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Ostrów Mazowiecka;
6) Radzie Miasta - należy przez to rozumieć Radę Miasta Ostrów Mazowiecka;
7) Urzędzie Miasta - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Ostrów Mazowiecka;
8) Wnioskodawcy - należy przez to rozumieć mieszkańca Miasta Ostrów Mazowiecka zgłaszającego propozycję Projektu;
9) Projekcie - należy przez to rozumieć zgłoszoną propozycję zadania możliwego do zrealizowania w ciągu jednego roku budżetowego;
10) Zespole - należy przez to rozumieć Zespół ds. Budżetu Obywatelskiego Miasta Ostrów Mazowiecka na 2020 rok powołany przez Burmistrza zarządzeniem;
11) Platformie Budżetu Obywatelskiego - należy przez to rozumieć stronę internetową przeznaczoną do obsługi Budżetu Obywatelskiego.
12) Wniosku – należy przez to rozumieć Wniosek o zgłoszenie Projektu do Budżetu Obywatelskiego na 2020 rok.

§2

Pula środków finansowych przeznaczonych na realizację Budżetu Obywatelskiego w 2020 roku wynosi 200 000 zł.

§3

Budżet Obywatelski obejmuje etapy realizowane zgodnie z harmonogramem:
1) kampania informacyjna, edukacyjna i promocyjna – czerwiec 2019 r.,
2) zgłaszanie przez mieszkańców propozycji projektów – od 10 czerwca 2019 r. do 10 lipca 2019 r.,
3) publikacja projektów – do 17 lipca 2019 r.,
4) weryfikacja i opiniowanie propozycji projektów przez właściwe komórki organizacyjne Urzędu Miasta, właściwe miejskie jednostki organizacyjne i Zespół - do 9 września 2019 r.,
5) publikacja listy projektów, które uzyskały ostateczną akceptację Zespołu - do 16 września 2019 r.,
6) głosowanie mieszkańców na projekty – od 30 września 2019 r. do 14 października 2019 r.,
7) ogłoszenie projektów do realizacji w 2020 r. - do 21 października 2019 r.

Rozdział II

Kampania informacyjna

§4

Akcję informacyjną, edukacyjną i promocyjną Budżetu Obywatelskiego prowadzi Urząd Miasta we współpracy z miejskimi jednostkami organizacyjnymi, poprzez zamieszczanie informacji na Platformie Budżetu Obywatelskiego, na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miasta oraz podczas bezpośrednich spotkań z mieszkańcami.

Rozdział III

Wymogi formalne zgłaszanych Projektów

§5

1. Burmistrz ogłasza nabór propozycji Projektów na Platformie Budżetu Obywatelskiego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta.
2. W ramach Budżetu Obywatelskiego mogą być zgłaszane Projekty, które:
   1) należą do zadań własnych Gminy,
   2) nie naruszają obowiązujących przepisów prawa,
   3) są ogólnodostępne dla mieszkańców,
   4) są zgodne z przyjętą strategią i programami Miasta,
   5) są możliwe do zrealizowania w trakcie jednego roku budżetowego,
   6) realizowane będą na terenach stanowiących własność Miasta (mapa terenów miejskich znajduje się na Platformie Budżetu Obywatelskiego).
   
3. W ramach Budżetu Obywatelskiego nie mogą być zgłaszane Projekty, które:
   1) zakładają wykonanie wyłącznie dokumentacji projektowej,
   2) zakładają wykonanie jednego z elementów (etapów) realizacji zadania, które w latach kolejnych będzie wymagało wykonania dalszych jego elementów (etapów),
   3) zakładają wykonanie budowy i remontów dróg, ulic, chodników lub ścieżek rowerowych,
   4) generowałyby niewspółmiernie wysokie koszty związane z ich utrzymaniem w kolejnych latach.
   

§6

1. Wnioskodawcą może być Mieszkaniec miasta.
2. Propozycję Projektu wypełnia Wnioskodawca na Wniosku stanowiącym wzór nr 1 do niniejszego regulaminu.
3. Do Wniosku, o którym mowa w ust. 2, Wnioskodawca dołącza listę poparcia, podpisaną przez minimum 15 mieszkańców popierających dany Projekt, nie wliczając w to podpisu Wnioskodawcy Projektu. Lista poparcia stanowi wzór nr 2 do niniejszego regulaminu.
4. Wzór Wniosku nr 1 i nr 2 jest dostępny na Platformie Budżetu Obywatelskiego oraz w punkcie obsługi Budżetu Obywatelskiego znajdującym się w Urzędzie Miasta.
5. Wypełniony Wniosek (wzór nr 1) wraz z listą poparcia (wzór nr 2), Wnioskodawca przesyła elektronicznie do Urzędu Miasta za pośrednictwem Platformy Budżetu Obywatelskiego lub składa w wersji papierowej w punkcie obsługi Budżetu Obywatelskiego znajdującym się w Urzędzie Miasta w terminie wyznaczonym w harmonogramie.
6. Wnioskodawca może złożyć więcej niż jeden Projekt.
7. Informacja o zgłoszonych Projektach będzie podana na Platformie Budżetu Obywatelskiego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta w terminie do 7 dni roboczych od zakończenia procesu naboru Projektów.

§7

1. Przybliżony koszt realizacji Projektu określa Wnioskodawca. Ostatecznej wyceny dokonuje właściwa komórka organizacyjna Urzędu Miasta w procesie weryfikacji.
2. Koszt realizacji jednego Projektu nie może być wyższy niż kwota określona w § 2.

Rozdział IV

Zasady oceny zgłoszonych Projektów

§8

1. Zgłoszone przez Wnioskodawców propozycje Projektów do Budżetu Obywatelskiego podlegają weryfikacji formalnej oraz merytorycznej.
2. Weryfikacji formalnej dokonuje Zespół, który wystawia ocenę.
3. Weryfikacji merytorycznej dokonują właściwe komórki organizacyjne Urzędu Miasta lub miejskie jednostki organizacyjne, które wystawiają ocenę.
4. Przez wydanie oceny rozumie się m.in. szczegółowe zweryfikowanie szacunkowego kosztorysu dla Projektu oraz uznanie Projektu za możliwy lub niemożliwy do realizacji wraz z uzasadnieniem i ewentualnymi propozycjami alternatywnego rozwiązania dla Projektu.
5. W przypadku negatywnej oceny Wnioskodawca zostanie wezwany telefonicznie lub poprzez pocztę elektroniczną do uzupełnienia lub modyfikacji Projektu.
6. Wnioskodawca, który dokona stosownego uzupełnienia lub modyfikacji składa w terminie do 3 dni roboczych od dnia dostarczenia oceny, poprawiony Projekt, celem ponownego zaopiniowania. W przypadku braku uzupełnienia lub modyfikacji Projekt zostanie odrzucony.
7. Oceny formalnej i merytorycznej dokonuje się na formularzu stanowiącym wzór nr 3 do niniejszego Regulaminu.
8. Po analizie oceny formalnej i merytorycznej ostatecznej oceny dokonuje Zespół.
9. O wynikach ostatecznej oceny Zespół poinformuje Wnioskodawców pocztą elektroniczną na adres podany we Wniosku.
10. Informację o Projektach, które zostały pozytywnie ocenione podaje się do publicznej wiadomości na Platformie Budżetu Obywatelskiego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta w terminie do 7 dni od zakończenia opiniowania wszystkich Projektów, w kolejności alfabetycznej według nazwy Projektu, na formularzu stanowiącym wzór nr 4 do niniejszego regulaminu.

§9

1. W przypadku, gdy ostateczna ocena Projektu dokonana przez Zespół będzie negatywna, Wnioskodawcy przysługuje odwołanie do Burmistrza w terminie 3 dni od dnia otrzymania informacji o ocenie. Odwołanie składa osoba zgłaszająca Projekt.
2. Odwołanie wnosi się na piśmie podając jego uzasadnienie.
3. Odwołania wniesione po terminie, o którym mowa w § 9 ust. 1 nie są rozpatrywane.
4. Rozstrzygnięcia o sposobie załatwienia odwołania dokonuje Burmistrz w terminie do 10 dni od daty wpłynięcia odwołania.
5. Od rozstrzygnięcia, o którym mowa w § 9 ust. 4 odwołanie nie przysługuje.
6. W przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia dokonuje się aktualizacji informacji, o której mowa w § 8 ust. 10.

Rozdział V

Zasady przeprowadzenia głosowania, ustalania wyników i podania ich do publicznej wiadomości

§10

1. Propozycję Projektów, które uzyskały pozytywną ocenę Zespołu poddawane są pod głosowanie zgodnie z harmonogramem, na formularzu stanowiącym wzór nr 5 do niniejszego regulaminu.
2. Formularz będzie dostępny na Platformie Budżetu Obywatelskiego.
3. Termin oraz czas trwania głosowania zostanie ogłoszony przez Burmistrza i podany do publicznej wiadomości na Platformie Budżetu Obywatelskiego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta.
4. Głosowanie jest jawne.
5. W głosowaniu może wziąć udział Mieszkaniec.
6. Mieszkaniec może oddać tylko jeden głos na jeden wybrany Projekt. W razie wyboru więcej niż jednego Projektu lub wielokrotnego głosowania głos będzie nieważny.
7. Głos należy oddać za pośrednictwem Platformy Budżetu Obywatelskiego.
8. Osobom nieposiadającym dostępu do Internetu zostanie umożliwione głosowanie w punktach wyznaczonych przez Burmistrza:
   1) Urząd Miasta, ul. Maja 66,
   2) Miejski Dom Kultury, ul.3 Maja 50,
   3) Miejska Biblioteka Publiczna, ul.11 Listopada 8,
   4) Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, ul. K. Warchalskiego 3,
   5) Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji, ul. H. Trębickiego 10,
   6) Centrum Dialogu Społecznego, ul Partyzantów 7a.
   
9. Wyniki oblicza i opracowuje Zespół, za pomocą Platformy Budżetu Obywatelskiego zgodnie z zasadami:
   1) za ważne uznaje się głosy oddane zgodnie z wytycznymi określonymi w ust. 1-8;
   2) zlicza się głosy oddane na każdy z Projektów, tworząc następnie ich ranking;
   3) na podstawie rankingu, ze środków o których mowa w § 2 przyznaje się kwoty niezbędne do realizacji Projektów, w kolejności od Projektu który otrzymał największą liczbę głosów, aż do wyczerpania wszystkich środków, pod warunkiem uzyskania przez Projekt poparcia co najmniej 3 % ważnych głosów ogółem;
   4) w sytuacji gdy pozostałe środki finansowe nie pozwalają na realizację kolejnego Projektu z listy rankingowej, za rekomendowany do realizacji uznaje się Projekt zajmujący niższą pozycję na liście, jeżeli koszty jego realizacji mieszczą się w kwocie pozostałej do rozdysponowania.
   5) w przypadku Projektów, które otrzymały tyle samo głosów, a pula środków nie jest wystarczająca do realizacji tych Projektów wybiera się Projekt z największą kwotą szacunkową;
   6) w przypadku Projektów, które otrzymały tyle samo głosów i mają takie same kwoty szacunkowe a pula środków nie jest wystarczająca do realizacji tych Projektów, o realizacji jednego z nich decyduje losowanie, które przeprowadza Zespół;
   7) w przypadku zwycięstwa Projektów, których realizacja dotyczyłaby tej samej lokalizacji, a jednoczesna ich realizacja nie jest możliwa, to za wybrany uznaje się ten Projekt, który uzyskał większą liczbę głosów;
   8) jeżeli Projekt uzyskał odpowiednio wysoką liczbę głosów, lecz zabraknie środków na jego realizację, może być ujęty jako propozycja Projektu do wykonania przez Burmistrza;
   9) z głosowania sporządza się protokół zawierający liczbę głosów w odniesieniu do poszczególnych Projektów.
   10) od wyników głosowania nie przysługuje odwołanie.
   

§11

Na podstawie wyników głosowania tworzy się listę rekomendowanych Projektów do realizacji w 2020 roku, którą po akceptacji Burmistrza, podaje się do publicznej wiadomości na Platformie Budżetu Obywatelskiego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Miasta w terminie określonym w harmonogramie.

Rozdział VI

Realizacja Projektów

§12

Realizacja Projektów w ramach Budżetu Obywatelskiego odbywa się w cyklu jednorocznym, na zasadach określonych ustawą o finansach publicznych.

1. Projekty wybrane w głosowaniu zostaną w projekcie uchwały budżetowej na 2020 rok.
2. W przypadku nierozdysponowania wszystkich środków finansowych przewidzianych na realizację zwycięskich zadań środki te zostają w dyspozycji Burmistrza, który może przeznaczyć je na realizację innych zadań.
3. Realizacja Projektu powinna odbyć się w ciągu jednego roku budżetowego.
4. W procesie realizacji Projektów komórka organizacyjna Urzędu Miasta lub miejska jednostka organizacyjna współpracuje z ich autorami, w tym w szczególności informuje o etapach realizacji Projektów oraz rozpatruje zgłaszane uwagi i wnioski.
5. W razie powzięcia jakichkolwiek wątpliwości, co do przedłożonych dokumentów, Zespół na każdym etapie postępowania jest uprawniony do żądania wyjaśnień i przedłożenia oryginałów dokumentów.

Rozdział VII

Przetwarzanie danych osobowych

§13

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”), informujemy o zasadach przetwarzania danych osobowych oraz o przysługujących prawach z tym związanych.

1. Administratorem danych osobowych jest: Burmistrz Miasta Ostrów Mazowiecka ul. 3 Maja 66, 07-300 Ostrów Mazowiecka.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować w sprawach przetwarzania danych osobowych poprzez adres e-mail: iod@ostrowmaz.pl.
3. Dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji Budżetu Obywatelskiego Miasta Ostrów Mazowiecka.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych jest: wykonywanie zadania realizowanego w interesie publicznym zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e RODO oraz wykonanie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze zgodnie z zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO na podstawie art. 5a z dnia ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich brak uniemożliwi uczestnictwo w konsultacjach społecznych budżetu obywatelskiego.
6. W zakresie danych osobowych przysługują następujące prawa:
   - prawo dostępu do danych osobowych,
   - prawo sprostowania danych np., gdy są nieaktualnie lub nieprawdziwe,
   - prawo do usunięcia danych – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 17 RODO,
   - prawo ograniczenia przetwarzania – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 18 RODO,
   - prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – prawo przysługuje w ramach przesłanek i na warunkach określonych w art. 21 RODO,
   - prawo do cofnięcia zgody – tylko, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO,
   - prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych w przypadku, gdy przetwarzanie danych będzie niezgodne z prawem.
   
7. Dane osobowe będą przechowywane przez okres wynikający z przepisów prawa, w szczególności ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
8. Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa lub umowy powierzenia przetwarzania danych w szczególności administrator Platformy internetowej https://ostrowmaz.budzet-obywatelski.org.
9. Administrator nie podejmuje zautomatyzowanych decyzji w indywidualnych przypadkach, w tym profilowania.

Rozdział VIII

Postanowienia końcowe

§14

Wszystkie kwestie, które nie zostały uregulowane w niniejszym regulaminie, a są związane z realizacją procesu Budżetu Obywatelskiego rozstrzyga Burmistrz.